Want wat als een grote zorgaanbieder financiële problemen heeft of dreigt te krijgen? Wat als een grote strategische jeugdhulpaanbieder met hele kwetsbare cliënten omvalt? Honderden kwetsbare kinderen die in één keer op straat komen te staan. Dat willen we natuurlijk met elkaar voorkomen. Karin Jentzsch is contractmanager bij OZJT en draagt samen met haar collega’s zorg voor het contractmanagement van de overeenkomsten van 17 strategische aanbieders van jeugdhulp en WMO voorzieningen die door de Twentse gemeenten zijn gesloten. Wanneer sprake is van (dreigende) financiële problemen bij een zorgaanbieder, is Karin nauw betrokken en zorgt ze ervoor dat het goede gesprek plaatsvindt: “We willen met aanbieders praten en niet over hen, om samen tot een plan te komen dat leidt tot een duurzame oplossing.”
Wanneer discontinuïteit van zorg optreedt, is dit heel vervelend en vaak een probleem voor cliënten. Het tijdig herkennen en aanpakken van een financieel probleem, vergroot de kans op succesvol herstel en het borgen van de continuïteit van de zorg. Een financieel probleem van een organisatie komt namelijk vaak niet zomaar uit de lucht vallen. De contractmanagers van OZJT hebben dan ook ieder kwartaal een voortgangsgesprek met veel zorgaanbieders. “Voorafgaand aan de kwartaalgesprekken vragen we management- en andere sturingsinformatie uit. We verzamelen data en analyseren de gegevens. Op deze manier kunnen we steeds beter datagestuurd werken, zodat we eventuele trends en problemen gezamenlijk op tijd kunnen signaleren”, legt Karin uit.
Early Warning Traject
Als blijkt dat sprake is van een dreigend liquiditeitsprobleem, kan een Early Warning Traject worden ingezet. Early Warning draagt bij aan het handelingsperspectief van gemeenten, regio’s en aanbieders. Het traject ondersteunt alle betrokken partijen om het goede gesprek te faciliteren. “Early Warning is een instrument dat helpt de juiste stappen te zetten. Het is een soort plan van aanpak. Daarnaast wil je dat in alle regio’s op dezelfde manier gewerkt wordt. Dat is het mooie van deze aanpak: eenduidigheid. We hoeven niet te discussiëren over wat we uitvragen of op welke manier we iets doen. De Early Warning is onze leidraad en daarmee heeft iedereen altijd dezelfde werkwijze”, vertelt Karin.
[ Het eerste deel van het stappenplan is een analyse die samen met de zorgaanbieder wordt gedaan. Tijdens deze stap wordt de oorzaak van het liquiditeitsprobleem in beeld gebracht. Daarna wordt samen gekeken naar wat nodig is om de financiële situatie weer gezond te krijgen. Niet alleen kortdurend, maar zeker ook voor de lange termijn. Tot slot wordt de waarborging in gang gezet. Hier wordt gemonitord of de oplossingen leiden tot verbetering van de financiële situatie van de aanbieder. ]
Accounthoudende regio
Een Early Warning Traject wordt uitgevoerd door de accounthoudende regio. Zorgaanbieders die in minimaal vijf regio’s werkzaam zijn en een aantal ‘kwetsbare’ aanbieders, hebben een accounthoudende regio toegekend gekregen. Dit is de regio waar de meeste cliënten van de desbetreffende zorgaanbieder zitten. Wanneer een fors probleem aan de orde is, waarbij meerdere regio’s betrokken zijn, voert de accounthoudende regio regie op het proces. OZJT is accounthoudende regio voor vier zorgaanbieders. “Als OZJT accounthoudende regio is bij een Early Warning Traject, dan zijn we facilitator. We zorgen ervoor dat het goede gesprek plaatsvindt met andere regio’s en dat er een gezamenlijke oplossing komt. Daarnaast zijn we verantwoordelijk om alle betrokkenen aan boord te houden en te monitoren dat iedereen doet wat hij moet doen. Soms is dit best een uitdaging, want in iedere regio is sprake van een andere dynamiek en belangen. In Twente hebben we het bijvoorbeeld best goed georganiseerd met onze veertien gemeenten. We hebben een bepaalde saamhorigheid en korte lijntjes met elkaar. Maar er zijn ook regio’s waarbij de zorgaanbieder verder weg staat van de verschillende gemeenten, waardoor het lastiger is om de juiste beweging tot stand te brengen”, vertelt Karin.
Samen verantwoordelijk voor de juiste zorg
Karin is nauw betrokken als een Early Warning Traject wordt ingezet bij een organisatie waarvan regio Twente accounthoudende regio is. Haar rol is om het gesprek tussen de betrokken partijen tot stand te brengen en de neuzen dezelfde kant op te krijgen om samen te komen tot het gewenste resultaat. Ook is ze verantwoordelijk voor het gehele administratieve proces: van het organiseren van (bestuurlijke) overleggen tot de totstandkoming van agenda’s en het zorgdragen voor verslaglegging. Bovendien vindt er met enige regelmaat (bestuurlijke) terugkoppeling richting collega’s van de betrokken regio’s. “Het zijn zeer intensieve, maar ook heel interessante en leerzame trajecten. Uiteindelijk moet je het gezamenlijk eens worden over het probleem en de aanpak. We hebben elkaar hard nodig en hebben er niets aan om het ‘wij tegen zij principe’ aan te houden. We zijn samen verantwoordelijk dat de cliënten in Twente de zorg ontvangen die ze nodig hebben.”
Naast Karin, schuift ook haar collega Edwin Heermans aan bij een Early Warning Traject. Edwin is Financieel Adviseur bij OZJT. “Mijn rol betreft het beoordelen van de meegeleverde gegevens over financiën en bedrijfsvoering. Deze vergelijk ik met onze eigen analyses van de organisatie. Vanuit deze informatie stel ik verdiepende vragen om meer zicht te krijgen in achterliggende oorzaken van de problemen. Ook maak ik kostprijsanalyses. Dit vereist medewerking en transparantie van alle betrokken partijen en gelukkig hebben we dit tot nu toe altijd gekregen.” Edwin kijkt met succes terug op de reeds afgeronde Early Warning Trajecten: “Bij de zorgaanbieders is meer duidelijkheid ontstaan over de oorzaken achter een problematische situatie. Daarnaast zijn besluiten genomen over aanpassingen in de contracten die onvoldoende waren afgestemd met andere regio’s, terwijl het ging om de financiering van gelijke zorg met hetzelfde doel. Een mooi leermoment: wanneer je als regio één van de partijen bent die complexe jeugdzorg inkoopt van deze aanbieder, zou afstemming met andere regio’s vanzelfsprekend moeten zijn. Daarnaast hebben de trajecten ons veel inzicht opgeleverd in de kostenstructuur, werkwijze en de kwetsbaarheid van zorgaanbieders.”
Samenwerken
Welke partijen nog meer aanschuiven? Karin vertelt: “Wie je aan tafel hebt, is afhankelijk van wat je gaat doen. We analyseren eerst het probleem en daar wordt dan de inzet op gepleegd. Het kan vrij gering, maar ook heel omvangrijk zijn. Denk aan een financieel adviseur vanuit OZJT, bestuurders of collega contractmanagers van andere regio’s. Maar denk ook aan externen zoals de Jeugdautoriteit die meekijkt of een bureau die verdiepend financieel onderzoek doet.”
Zo sluit collega Judith Vos ook aan bij Early Warning trajecten, vanuit haar rol als contractmanager voor enkele grote regionale aanbieders. “Ik vind Early Warning een goede manier om met een cruciale aanbieder in gesprek te komen over een dreigend liquiditeitsprobleem. Zo’n traject kan veel tijd en energie kosten. Maar het is ook erg leerzaam, aangezien de aanbieders ons inzicht geven in hoe ze hun organisatie en bedrijfsvoering hebben ingericht en welke problematiek zij tegenkomen. Vaak leveren dit soort trajecten wederzijds begrip op”, vertelt Judith. “OZJT is accounthouder in een Early Warning traject en pakt die rol naar mijn mening uitstekend op.”
Ook zorgaanbieders zijn zeer positief over OZJT als accounthoudende regio: “Toen bij ons problemen ontstonden, had OZJT een belangrijke rol in het snel samenbrengen van jeugdhulpregio’s in ons werkgebied. Daarnaast hadden zij een belangrijke ondersteunende rol bij het voeren van de gesprekken. Vrij snel werd inzichtelijk welke factoren van invloed waren op de problemen, maar het leidde ook tot inzicht waar de onderlinge afhankelijkheden lagen tussen de verschillende regio’s. Daardoor voelden we een gezamenlijke verantwoordelijkheid en konden we gericht zoeken naar oplossingen. Tijdig signaleren en opschalen en het samen voelen van een verantwoordelijkheid zijn dus cruciaal. Het traject heeft geleid tot een duurzame oplossing en een betere onderlinge relatie”, aldus een zorgaanbieder.
Duurzame oplossingen
Het Early Warning Traject wordt afgerond op het moment dat direct gevaar voor de liquiditeitsproblemen verholpen is. Dit duurt vaak een aantal maanden, maar kan ook langer duren. De oorzaken kunnen daarentegen vaak niet in zo’n kort tijdsbestek worden opgelost. “We willen problemen duurzaam verhelpen. Na het afronden van een Early Warning stopt het voor ons dus nog niet. We maken een eindrapportage op. Hier zitten bepaalde adviezen en conclusies in. Samen met de aanbieder maken we een plan hoe de situatie duurzaam verbeterd kan worden bekijken we wat nodig is om niet meer in zo’n onzekere situatie terecht te komen. Deze duurzame stabiliteit duurt soms wel een paar jaar”, aldus Karin. “Het opleveren van een eindrapportage geeft mij veel voldoening. Wat ik altijd wel heel mooi vind is dat je door zo’n traject vaak dichter bij de aanbieder komt te staan. Je krijgt meer inzicht in de problematiek waar een aanbieder mee te maken heeft en de wijze waarop zij georganiseerd zijn. De aanleiding is nooit leuk, maar uiteindelijk kijken vaak alle partijen waardevol op de periode terug. Daarnaast zorgt het vaak voor wederzijds begrip. Dit helpt mij in mijn ambitie om elke dag te leren en zodoende mijn werk nog beter te kunnen doen en om samen met betrokkenen tot een betere, toekomstbestendige samenwerking te komen.”