Lange wachttijden, kinderen die vaak terugkeren in de jeugdbeschermingsketen of lang in deze keten blijven. Het zijn hardnekkige problemen. Zo ook in Twente. De ‘Twentse Monitor Jeugdbeschermingsketen’ geeft inzicht in de logistieke problemen, waardoor knelpunten worden aangepakt.
Uit onderzoek blijkt dat het soms wel negen maanden duurt – bij kindermishandeling of veiligheidsvraagstukken - voordat de juiste interventie is ingezet. ‘Een zorgelijk beeld,’ stelt Albert Knol, teammanager bij Jeugdbescherming Overijssel. ‘Als een jeugdige bijvoorbeeld drie maanden moet wachten op een intakegesprek, kunnen in de tussentijd de problemen verergeren, waardoor uiteindelijk misschien wel zwaardere zorg nodig is. Op tijd de juiste zorg inzetten voor een jeugdige. Dat is waar het om gaat.’
Afstemmen van begin tot eind
In de jeugdbeschermingsketen is sprake van een volgordelijk proces, waarin de ketenpartners een eigenstandige wettelijke taak hebben. Ze zijn onderling van elkaar afhankelijk. Dit is onvermijdelijk en leidt tot veel wachttijd. In de ‘Twentse Monitor Jeugdbeschermingsketen’ wordt in kaart gebracht waar kinderen vooral wachten en welke organisaties betrokken zijn vanaf het moment dat er zorgen zijn omtrent de veiligheid van een kind. Albert: ‘Een kind krijgt te maken met veel instanties. Denk aan: Veilig Thuis Twente, de gemeente, de Raad voor de Kinderbescherming en Gecertificeerde Instellingen. Het is belangrijk dat er een goede communicatie is tussen deze partijen. Dat ontbreekt nu vaak.’ ‘De verschillende partijen werken nu nog ‘los van elkaar’,’ vult Anke Kamphuis, onderzoeker bij Kennispunt Twente aan. ‘Hierdoor heb je niet goed in beeld hoe lang een kind al in de hulpverlening zit of hoe lang het wacht op de juiste behandeling of vervolgplek. Met de monitor krijgen we zicht op de knelpunten in dit logistieke proces.’ Albert legt uit: ‘Stel dat een ketenpartner - in het begin van de schakel - ervoor kiest om zijn wachtlijsten weg te werken, dan komt de volgende schakel in de keten in de problemen. Deze partij krijgt dan bijvoorbeeld in 1 keer 40 zaken te verwerken, met het risico dat het hier vastloopt. Het lost het probleem voor de ene organisatie op, maar niet voor de rest van de keten. Naast dat het duur is, levert het veel werkdruk op. Dit probleem kunnen we oplossen door te sturen met behulp van de Ketenmonitor.’
Sturen op knelpunten
Jeugdbescherming Overijssel (JbOV) heeft het logistieke proces al eens voor hun eigen organisatie onder de loep genomen. En met succes. Wanneer er bij JbOV een kind wordt aangemeld, moeten zij binnen 5 dagen het kind en zijn gezin zien, op tijd stukken aanleveren én binnen zes weken het plan van aanpak afronden. Albert: ‘We hadden dit nooit onder controle en liepen altijd ‘achter de feiten’ aan. Voor een gezin is snelheid onderdeel van de kwaliteit van zorg. Wanneer een gezin snel weet waar hij aan toe is, scheelt dat veel onzekerheid in een toch al een onzekere periode. Die periode – van aanmelding en onderzoek – moet daarom zo kort mogelijk zijn. In 2018 hebben we hier grondig naar gekeken. Ons systeem is nu zo ingericht dat collega’s direct zicht hebben op hun eigen caseload en planning. Het geeft houvast en het houdt ons scherp. Elk teamoverleg komen de knelpunten in beeld. Waar zien we problemen? En hoe kunnen we elkaar helpen ‘op tijd’ te werken. En heel belangrijk: we zien de knelpunten nu ruim van tevoren, zodat we er op kunnen sturen. Hoe mooi zou het zijn als we dit voor de hele keten kunnen organiseren.’
Data en privacy
Kennispunt Twente maakt al 5 jaar de ‘Twentse Monitor Sociaal Domein’, hierdoor hebben ze veel ervaring met het interpreteren van data uit de jeugdzorg. Anke: ‘Het ontwikkelen van een monitor is een ingewikkeld en lang proces. De kwaliteit van de data is erg belangrijk. Kijken we naar de juiste dingen? Vullen alle organisaties alles op de juiste manier in? Het voordeel is dat in jeugdzorg heel eenduidig met productcodes wordt geregistreerd. Dit maakt dat we goed kunnen afspreken hoe we de data moeten lezen.’ Anke legt uit hoe het zit met de privacy van de jeugdigen: ‘De gegevens die wij binnenkrijgen van de gemeenten, GI's, RvdK en Veilig Thuis zijn versleuteld. Dit betekent dat we geen persoonsgegevens van kinderen zien. We hebben met alle betrokken partijen overeenkomsten opgesteld, waarin staat dat we de gegevens alleen gebruiken voor dit doeleinde. Alle betrokken partijen hebben akkoord gegeven op het verder ontwikkelen van de monitor. In juli is het convenant getekend. We zijn begonnen met proefdraaien, zónder persoonsgegevens. Bij het proefdraaien checken we nogmaals de privacy en bekijken we of we over de juiste gegevens beschikken. In het laatste kwartaal van 2020 verwachten we de eerste inzichten. Daarna volgen de verbetervoorstellen.’
Zicht op de effecten
Albert: ‘De verbetervoorstellen worden gemaakt door mensen van de gemeenten, GI’s, RvdK en Veilig Thuis. Het zijn mensen die met de poten in de klei staan. Weten waar het over gaat. Zij kunnen op basis van deze data goede besluiten nemen en gerichte verbetervoorstellen doen. We starten niet te veel verbeterprojecten tegelijk op. Zo houden we goed zicht op de effecten. Elk kwartaal monitoren we en sturen we bij. We kunnen hiermee een grote slag slaan in Twente. Daar ben ik van overtuigd. Ook omdat ik - op microniveau - in mijn organisatie heb gezien dat het succesvol is.’
Onderdeel van Twentse Transformatie
De Twentse Monitor Jeugdbeschermingsketen is onderdeel van de Twentse Transformatie. Lees meer over ontwikkeltafel 2: 'In Twente groeit de jeugd veilig op.'
Update september 2020: inmiddels is het convenant tussen alle betrokken partijen getekend. Dit betekent dat de samenwerking - die al een tijd goed verloopt - is vastgelegd. Vanaf nu kunnen we informatie met elkaar uitwisselen en de ketenmonitor vullen.