In het project 'gegevens delen in Twente' zorgen we voor een integrale aanpak voor het delen van cliëntgegevens en helpen we professionals in te zien dat de AVG juist helpend kan zijn in plaats van belemmerend.
Projectleider Karlijn Veltjen vertelt: ‘We zien dat organisaties en professionals in Twente verschillende uitgangspunten en visies hebben op het gebied van het delen van persoonsgegevens. Er zijn beroepscodes en gedragsregels (door koepelorganisaties) opgesteld voor het verwerken van persoonsgegevens, die niet altijd bij iedereen bekend zijn. Er moet een eenduidige set met spelregels komen. Voor professionals in het Onderwijs, Zorg en Gemeenten.’
Karlijn organiseerde in maart en april sessies om de belangrijkste knelpunten bij deze partijen op te halen. Hoe ziet het gegevens delen eruit in de praktijk? Waar loopt men tegenaan bij het delen? ‘Professionals ervaren de AVG vaak als een last,’ vertelt Karlijn. ‘Nog meer regels en wetten waar men aan moeten voldoen. En dan ook nog eens voor velen een ‘complexe’ wet, die op verschillende manieren uitgelegd kan worden.’
Doel om te delen moet helder zijn
Karlijn: ‘Uit de sessies komt naar voren dat bijvoorbeeld een zorgmedewerker niet altijd duidelijk heeft waarom een gemeente-collega cliëntgegevens nodig heeft en andersom. Daarom is het belangrijk dat beide partijen van elkaar weten met welk doel gegevens worden uitgewisseld. Dit voorkomt misverstanden en bevordert een goede samenwerking, waardoor de cliënt sneller en beter geholpen is.’
Vertrouw op elkaars professie en expertise
Bij het delen van cliëntgegevens is het goed om te bedenken ‘waarom moet ik dit weten?’ Is dit een need-to-know of nice-to-know? Oftewel: wanneer is het echt nodig om gegevens te delen? Karlijn: ‘Soms heeft een leerkracht een ‘onderbuikgevoel bij een kind’. Gaat het wel goed thuis? Hoe komt het dat z’n cijfers ineens omlaag gaan? Mag je dit onderbuikgevoel dan toetsen met een collega, voordat je naar ouders gaat?’ Een herkenbare situatie voor meerdere professionals bleek uit de sessies. Ook hier is het goed om te wegen: met welk doel wil ik deze informatie delen? ‘Dit blijkt in de praktijk nog erg lastig,’ vervolgt Karlijn. Zeker als je het met een andere partij niet eens bent over het verschil hierin. De een kan het vanuit zijn professie ‘need-to-know’ vinden, terwijl de ander daar vanuit zijn vakgebied anders over denkt.’
Elke organisatie een ander beveiligingssysteem
‘Niet alleen gemeenten, ook zorgaanbieders en scholen werken met beveiligde systemen. Om beveiligd te mailen wordt gebruik gemaakt van een versleutelingssysteem. Bij het ene systeem moet je een wachtwoord invoeren, het andere systeem zendt na aanklikken een code toe. Al deze verschillende systemen maken het er niet makkelijker op om informatie uit te wisselen.’
De AVG: van last naar handig instrument
Karlijn: ‘En nu aan de slag met de knelpunten die genoemd zijn! Ik sluit aan bij een aantal lopende pilots en projecten binnen de Twentse Transformatie. Dit doen we aan de hand van workshops en werksessies. Zo kunnen we direct in de praktijk de knelpunten samen aanpakken en ontwikkelen we een praktische integrale aanpak voor heel Twente.’
Meer informatie
Via de nieuwsbrief van de Twentse Transformatie houden we je op de hoogte van het vervolg. Of beluister eens deze podcast over de AVG. Wil je meer weten of meedenken? Neem contact op met Karlijn Veltjen, via K.Veltjen@hengelo.nl.